Ce que vous pouvez demander au candidat
La liste des pièces qu'un bailleur peut exiger d'un candidat à la location et de sa caution est fixée par décret (article 22-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). C'est le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, dont l'annexe I vise le candidat et l'annexe II sa caution. Pour le candidat :
| Ce que la pièce prouve | Ce que vous pouvez demander |
|---|---|
| L'identité | une pièce en cours de validité avec photo : carte d'identité, passeport, permis de conduire ou titre de séjour |
| Le domicile actuel | une seule pièce : les trois dernières quittances (ou une attestation du bailleur précédent), une attestation d'hébergement sur l'honneur, une attestation d'élection de domicile, ou le dernier avis de taxe foncière |
| L'activité | un ou plusieurs documents : contrat de travail ou attestation de l'employeur, extrait K ou K bis, carte professionnelle, carte d'étudiant ou certificat de scolarité… |
| Les ressources | un ou plusieurs documents : dernier ou avant-dernier avis d'imposition, trois derniers bulletins de salaire, deux derniers bilans pour un non-salarié, justificatifs de pensions ou de prestations, simulation d'aide au logement, avis de bourse… |
Les pièces peuvent être des copies. Elles sont rédigées ou traduites en français, et les montants convertis en euros ; vous pouvez demander à voir les originaux (article 1 III du décret).
La caution fournit une pièce d'identité, une pièce de domicile, des justificatifs d'activité et de ressources, ou, pour une personne morale, un extrait K bis de moins de trois mois et l'identité de son représentant. Notre article sur la caution et Visale détaille ce qu'elle engage.
Ce que vous ne pouvez pas exiger
Seules les pièces de cette liste peuvent être exigées. Un manquement à l'article 22-2 est puni d'une amende administrative prononcée par le préfet, jusqu'à 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale. Le même article interdit d'imposer la cosignature d'un parent ou d'un enfant du candidat.
La CNIL cite des exemples de documents qui ne sont en principe pas pertinents : relevé de compte bancaire, carte d'assuré social, extrait de casier judiciaire, dossier médical, justificatif de pension alimentaire, contrat de mariage, certificat de concubinage (référentiel sur la gestion locative, point 26). Si un candidat vous envoie plus que la liste, le même référentiel recommande de supprimer les pièces en trop ou de les lui renvoyer.
Ce que le locataire vous doit pendant le bail
Une fois le bail signé, une seule pièce revient chaque année : l'attestation d'assurance. Le locataire doit s'assurer contre les risques locatifs et en justifier à la remise des clés, puis chaque année à votre demande (article 7 g de la loi de 1989).
Sans attestation, et un mois après une mise en demeure restée sans effet, vous pouvez souscrire une assurance pour son compte. La mise en demeure doit annoncer cette intention. Le contrat ne couvre que la responsabilité locative ; sa prime, éventuellement majorée dans une limite fixée par décret, est récupérable par douzième avec chaque loyer et apparaît sur l'avis d'échéance et la quittance. Notre article sur l'assurance du propriétaire non occupant explique ce que couvre la vôtre.
La liste du décret vise le candidat, avant l'établissement du contrat : elle ne prévoit pas de redemander des bulletins de salaire ou un avis d'imposition en cours de bail.
Combien de temps les garder
Les pièces d'un candidat et de son locataire sont des données personnelles : leur conservation doit avoir une durée fixée, jamais indéfinie. La CNIL a publié un référentiel sur la gestion locative (délibération n° 2021-057 du 6 mai 2021). Il vise les personnes qui louent à titre professionnel et n'a pas de valeur contraignante ; les particuliers peuvent en prendre connaissance. Ses exemples de durées, sauf texte contraire :
- candidat non retenu : trois mois ;
- candidat retenu, puis locataire : la durée du bail jusqu'à la clôture de ses comptes, puis un archivage de trois ans au plus quand vous gérez vous-même (cinq ans au plus en gestion déléguée).
Ces trois ans correspondent à la prescription des actions nées du bail (article 7-1).
Les ranger dans adProprio
Sur la fiche de chaque locataire, l'onglet Ajoutés de la carte Documents reçoit ses pièces justificatives, classées par catégorie, notamment : bail, pièce d'identité, bulletin de salaire, avis d'impôt sur le revenu, attestation d'assurance, acte de cautionnement, autre. Vous pouvez en ajouter plusieurs à la fois, filtrer la liste par catégorie, ouvrir un PDF ou une image sans le télécharger, et télécharger chaque fichier sous son nom d'origine.
Les formats acceptés : PDF et images (JPG, PNG, WebP), jusqu'à 20 Mo. Un fichier trop lourd est allégé avant l'envoi, sauf un PDF signé électroniquement, gardé tel quel pour que sa signature reste valide.
adProprio n'efface aucune pièce d'office : c'est à vous de supprimer celles dont la durée de conservation est passée, une suppression définitive. Pour l'attestation annuelle, l'onglet Documents propose un courrier de demande d'attestation d'assurance habitation.
